Список подразделений

Список подразделений служит для организации и управления иерархией подразделений и должностей. Для начала работы со списком необходимо создать подразделение.

Подразделения

Подразделение — элемент организационной структуры базы данных Pilot-ICE с относящимися к ней должностями. Может включать в себя подразделения нижнего уровня (дочерние) и быть частью подразделения верхнего уровня (родительского). Как правило, организационная структура базы данных соответствует реальной иерархии компании, где сама компания является подразделением расположенным в корне списка.

Создание подразделения

Для создания подразделения, расположенного в корне списка, кликните по свободному полю. Чтобы создать дочернее подразделение, кликните по существующему подразделению, которое будет родительским.
Нажмите кнопку Создать подразделение.
Введите название подразделения.
Нажмите клавишу Enter для подтверждения.

После создания подразделения переходите к созданию должностей.

Должности

Должность — единица организационной структуры, относящаяся к подразделению и наделённая определёнными правами доступа. Как правило, должность пользователя в базе данных соответствует должности сотрудника компании, однако, могут быть созданы и специальные должности, используемые для решения внутренних задач системы Pilot-ICE.

Пользователя системы Pilot-ICE можно:

Назначить на должность;
Назначить заместителем.
Снять с должности;

Занимаемая должность пользователя отображается в Списке пользователей в столбце Занимаемые должности.

Пользователь может быть заместителем на нескольких должностях (совмещать должности), но основная должность у него может быть только одна. Назначение заместителем не меняет статус не назначен на должность.

Пользователь со статусом не назначен на должность, не имеет доступа к работе с базой данных Pilot-ICE. При попытке запуска клиента отобразиться окно с сообщением «Person must hold the position».

Создание должности

Выберите подразделение, в котором нужно создать новую должность.
Нажмите кнопку Создать должность.
Введите название должности.
Нажмите клавишу Enter для подтверждения.

Руководящая должность

В системе Pilot-ICE существует возможность выдачи заданий на подразделение, Такие задания автоматически направляются пользователям, назначенным на руководящие должности этого подразделения.

Для того, чтобы сделать должность руководящей:

В Списке подразделений выберите должность;
Кликните по ней правой кнопки мыши;
В контекстном меню отметьте Руководящая должность;
Иконка должности поменяется на иконку руководителя .

Руководящую должность можно вернуть в обычный статус сняв отметку в контекстном меню.

Назначение пользователя на должность

В Списке пользователей выберите кандидата, который еще не назначен на должность.
В Списке подразделений выберите должность, с отметкой (вакансия).
Нажмите на кнопку Назначить на должность на панели или в контекстном меню, или используйте кнопку Назначить пользователя под наименованием должности.

При клике по должности в списке пользователей, произойдет селектирование данной должности в списке подразделений.

Снятие пользователя с должности

В Списке пользователей выберите кандидата, который назначен на должность.
Нажмите на кнопку Снять с должности на панели или в контекстном меню.
Подтвердите снятие с должности нажав Да во всплывающем окне.

Снятый с должности пользователь получит статус не назначен на должность и не будет иметь доступа к работе с базой данных.

Аннулирование должности

Аннулирование позволяет скрыть должность от пользователей, не удаляя её из базы данных. Пользователи с аннулированными должностями не отображаются при выборе исполнителей и аудиторов заданий и согласований, выборе участников чата, при настройке совместного доступа.

Для аннулирования должности:

В Организационной структуре выберите должность, которую нужно аннулировать.
Правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
Выберите Аннулировать должность.

Индикатор аннулированной должности — её перечёркнутое название

Аннулированную должность можно возвратить в обычный статус:

В Организационной структуре выберите аннулированную должность.
Вызовите контекстное меню и выберите Вернуть дожность.
Аннулирование должности будет снято.

Заместители

Назначение заместителем используется для того, чтобы пользователь мог быть назначен на несколько должностей по совместительству или замещать другого пользователя, статус активности которого находится в состоянии Недоступен.

Назначение и снятие заместителя

В Списке пользователей выберите пользователя, которого нужно назначить заместителем.
В Списке подразделений выберите должность. Она может быть как занятой, так и вакантной.
Нажмите кнопку Назначить заместителя на панели или в контекстном меню.

Для того, чтобы снять заместителя:

В Списке подразделений выберите заместителя.
Нажмите кнопку Снять заместителя на панели или в контекстном меню.

Приоритет заместителей

Приоритет заместителя важен при изменениях статуса активности пользователя. Для изменения приоритета пользователя в списке заместителей должности:

Выберите пользователя с списке заместителей должности.
Воспользуйтесь кнопками Повысить приоритет и Понизить приоритет на панели или в контекстном меню.

Должность, занимаемая по совместительству

В системе Pilot-ICE могут существовать должности, которые не являются основными ни для одного из пользователей, но занимаемые по совместительству.

Для того, чтобы создать такую должность:

В Списке подразделений создайте новую должность или выберите ту, на которую не назначен ни один пользователь.
В Списке пользователей выберите кандидата.
Нажмите кнопку Назначить заместителя на панели или в контекстном меню.

Статус активности пользователя

В системе Pilot существует возможность выбрать статус активности пользователя.

При переключении статуса активности в состояние Недоступен, первый доступный пользователь в списке заместителей вступит в должность. Заместитель получит доступ к документам и заданиям доступным основному пользователю, занимающему эту должность.

Изменение статуса активности пользователя

Чтобы изменить статус пользователя в myAdmin:

Перейдите во вкладку Организационная структура.
Выберите пользователя в списке Пользователи и нажмите Редактировать.
Выберите Статус пользователя.