Электронное согласование документов

Одна из основных задач системы — организация полноценного, юридически значимого документооборота с применением электронной подписи.

Для организации согласования документов в базовой конфигурации Pilot-ICE существует Процесс согласования, включающий Задания на согласование.

Запуск нового процесса согласования

  • Перейдите во вкладку Задания.
  • В панели инструментов выберите Создать процессПроцесс согласования.
  • В окне Новый процесс введите Заголовок процесса.
  • Выберите исполнителя задания. После этого будет создан Этап 1, содержащий Задание на согласование, в правой части окна откроется карточка задания.
  • В карточке назначьте роль согласования и срок выполнения задания.
  • Введите заголовок задания и, при необходимости, описание.
  • Вложите документ, который необходимо согласовать.
  • При необходимости добавьте задания в созданный этап или Добавьте этап.
  • Нажмите ОК.

В базовой конфигурации Pilot-ICE:

  • При выдаче Задания на согласование исполнителю с помощью скрипта автоматизации будет отправлен виртуальный запрос на подпись.

  • Задание на согласование может быть выдано в рамках Процесса или Процесса на согласование, но не может быть создано вне процесса командой Новое задание.

Подробно о создании, редактировании процессов согласования, о этапах и группах состояний см. раздел Процессы.

 

Создание ролей согласования

Чтобы создать роли согласования, используемые на предприятии, необходимо настроить Дополнительные параметры атрибута Роль согласования (signingRole) в Pilot-myAdmin. В базовой конфигурации определены следующие роли:

  • Разработал.
  • Проверил.
  • Утвердил.
  • Согласовал.
  • Нормоконтроль.

Создание и редактирование ролей согласования может осуществлять пользователь с правами администратора базы данных

Редактирование процесса согласования

Pilot-ICE располагает функционалом, позволяющим добавлять, удалять, отзывать, изменять задания и этапы входящие в процесс согласования. В том числе возможно осуществлять:

  • Добавление новых согласующих в ходе уже начатого процесса согласования.
  • Добавление новых согласующих, когда согласование уже завершено.

Описание к этому функционалу см. раздел Редактирование процесса.

Редактировать процесс согласования может только его инициатор.

Подписание документа

Для подписания документа необходим сертификат ключа электронной подписи.

Чтобы подписать документ, выделите нужный документ во в Обозревателе документов и нажмите на кнопку Подписать во вкладке подписи.

Пользователь может подписать документ, только если он обладает уровнем доступа Полный доступ.

Поэтому при создании запроса на подпись, адресатам автоматически предоставляется уровень доступа Полный доступ.

Индикатор прогресса согласования

Если для документа созданы запросы на подпись, то под его иконкой отображается индикатор прогресса согласования.

Индикатор Описание
Созданы запросы на подпись документа.
Документ ожидает вашей подписи
Подписан вами.
Документ кем-то подписан и ожидает вашей подписи
Документ подписан всеми участниками согласования.
Процесс согласования завершён

Если индикаторы серого цвета, значит ваше участие в процессе согласования не требуется.

Создание запросов на подпись вне процесса согласования

В редких случаях (например, когда нужно получить одну подпись на документ, и других согласовательных действий не последует), можно создать запрос на подпись без инициации процесса согласования.

Чтобы создать запросы на подпись вне процесса согласования:

  1. Выделите документ в Обозревателе документов.
  2. В панели инструментов выберите команду Создать запросы на подпись.
  3. В окне Организационная структура отметьте галочкой тех, кто должен подписать документ. В правой части окна введите роли согласования.
  4. Нажмите Добавить.