Электронное согласование документов

Одна из основных задач системы — организация полноценного, юридически значимого документооборота с применением электронной подписи.

Для организации процесса согласования документов в Pilot-ICE существуют задания на согласование.

Запуск нового процесса согласования

  1. Перейдите во вкладку Задания.
  2. В панели инструментов выберите СоздатьСогласование документов.
  3. В окне Новый процесс согласования нажмите выбрать. Выберите исполнителя задания, назначьте его роль в согласовании и срок выполнения задания в правой части окна Исполнители.
  4. Введите заголовок и описание задания.
  5. Вложите документ, который необходимо согласовать.
  6. Чтобы выбранные документы автоматически были подписаны вами, установите галочку Подписать мной как и выберите из списка роль.
  7. Нажмите Начать согласование.

Также можно начать процесс согласования документа из Обозревателя документов. Кроме того для организации процессов согласования можно использовать шаблоны заданий.

Создание ролей согласования

Чтобы создать роли согласования, используемые на предприятии, необходимо выполнить дополнительную настройку Pilot-ICE

Редактирование процесса согласования

Pilot-ICE располагает функционалом, позволяющим производить корректировку процесса согласования. Система имеет следующие возможности:

  • Добавление новых согласующих в ходе уже начатого процесса согласования.
  • Добавление новых согласующих, когда согласование уже завершено.

Подробное описание к этому функционалу см. Редактирование процесса электронного согласования

Этапы согласования

При создании и редактировании процесса согласования можно предусмотреть, чтобы согласование выполнялось в несколько этапов.

Первый этап согласования начинается при нажатии кнопки Начать согласование. Последующие этапы согласования запускаются только тогда, когда все исполнители предшествующих этапов завершили работу и выполнение подтверждено (автоматически или вручную).

Чтобы добавить этап выполнения задания:

  1. При создании задания нажмите Добавить этап. Появится новый этап согласования.
  2. Нажмите выбрать и выберите одного или нескольких исполнителей этого этапа согласования.
  3. Заполните остальные поля и нажмите Начать согласование.

Запросы на подпись создаются для всех этапов одновременно.

Чтобы удалить Этап нажмите на крестик справа от его названия. В любом состоянии процесса согласования инициатор может отозвать его.

Чтобы прекратить согласование, выберите в контекстном меню Отозвать все задания этапа. В таком случае последующие этапы не могут быть выполнены.

Подписание документа

Для подписания документа необходим сертификат ключа электронной подписи.

Чтобы подписать документ, выделите нужный документ во в Обозревателе документов и нажмите на кнопку Подписать во вкладке подписи.

Пользователь может подписать документ, только если он обладает уровнем доступа Полный доступ. Поэтому при создании запроса на подпись, адресатам автоматические предоставляется Полный доступ.

 

Пользователь может подписать документ, только если он обладает уровнем доступа Полный доступ.

Поэтому при создании запроса на подпись, адресатам автоматически предоставляется уровень доступа Полный доступ.

Индикатор прогресса согласования

Если для документа созданы запросы на подпись, то под его иконкой отображается индикатор прогресса согласования.

Индикатор Описание
Созданы запросы на подпись документа.
Документ ожидает вашей подписи
Подписан вами.
Документ кем-то подписан и ожидает вашей подписи
Документ подписан всеми участниками согласования.
Процесс согласования завершён

Если индикаторы серого цвета, значит ваше участие в процессе согласования не требуется.

Создание запросов на подпись вне процесса согласования

В редких случаях (например, когда нужно получить одну подпись на документ, и других согласовательных действий не последует), можно создать запрос на подпись без инициации процесса согласования.

Чтобы создать запросы на подпись вне процесса согласования:

  1. Выделите документ в Обозревателе документов.
  2. В панели инструментов выберите команду Создать запросы на подпись.
  3. В окне Организационная структура отметьте галочкой тех, кто должен подписать документ. В правой части окна назначьте роли согласования.
  4. Нажмите Добавить.