Юридическая значимость электронных документов

Электронное согласование документов — это механизм получения электронных подлинников.

Юридическую значимость электронному документу придаёт электронная подпись — это информация в электронной форме, присоединённая к подписываемому документу. Она равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или подписания электронного документа.
2. При наличии доказательств, определяющих момент подписания.
3. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.
4. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанны­ми в сертификате ключа подписи.

Подробнее об электронном документообороте с использованием подписанных электронной подписью документов:

• Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ "Об электронной подписи".
• ГОСТ Р 21.101-2020 "Основные требования к проектной и рабочей документации"
• ГОСТ Р 59999-2025 "Цифровой документ организации"
• ГОСТ Р 7.0.97 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Для подписания документов существуют следующие виды электронных подписей:

• ПЭП — Простая электронная подпись. ПЭП формируется без использования криптографических операций и имеет ограниченный круг применения. Документы, подписанные простой электронной подписью, имеют юридическую значимость только, если обе стороны принимают такие условия и в договоре оговаривают порядок создания и проверки ПЭП. Не рекомендуется для использования в процессах согласования проектно-сметной документации.
• УНЭП — Усиленная неквалифицированная электронная подпись. УНЭП формируется в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений в документ после его подписания. Является цифровым аналогом подписи от руки, если стороны заключили соглашение об использовании УНЭП с описанием порядка проверки электронной подписи.
• УКЭП — Усиленная квалифицированная электронная подпись. УКЭП — вид электронной подписи с высоким уровнем безопасности. Формируется в результате криптографического преобразования информации. Позволяет определить лицо, подписавшее документ, и обнаружить факт внесения изменений в документ после его подписания. Выдается аккредитованным удостоверяющим центром, занесённым в реестр Минцифры. Подписанные УКЭП документы имеют такую же юридическую силу, как и документы с собственноручной подписью.

Усовершенствование УКЭП

Условием признания УКЭП действительной является действительность сертификата, которым подписан документ, на момент подписания или на момент его проверки, если дату подписания не определить. Достоверно установить время подписания можно с помощью проставления метки доверенного времени. В случае, если метка доверенного времени не установлена, то подпись на документе действительна до окончания действия срока сертификата.

Метку времени выдают специальные удостоверяющие центры, имеющие серверы точного времени, в момент подписания документа. Такой процесс установления точного времени подписи называется усовершенствованием электронной подписи.

Для усовершенствования УКЭП в системе Pilot реализован Pilot-Sign-Server.

Данная функциональность доступна только для пользователей Pilot-ICE Enterprise и Pilot-BIM. Для получения лицензий обратитесь к поставщику ПО АСКОН.