Заметки и замечания на документах

Комментировать документ можно с помощью заметок и замечаний. Это графические и текстовые служебные отметки на документе для привлечения внимания и обсуждения различных деталей документа.

Замечания предназначены для командной работы с документами. Их можно учитывать в статистике контроля качества. При добавлении текста к замечаниям назначается исполнитель и можно установить срок на рассмотрение. Исполнитель может изменить статус замечания.

Заметки предназначены в первую очередь для индивидуальной работы с документами. В качестве атрибутов у них есть автор и дата создания.

Скрывать и отображать заметки и замечания на документе можно с помощью кнопки Отображать замечания.

Чтобы создать заметку или замечание можно воспользоваться контекстным меню или верхней панелью. Выпадающее меню при нажатии на иконку заметки и замечания позволяет выбрать одну из 4 команд:

Название команды Добавление заметки или замечания Текстовое пояснение к графической заметке или замечанию
Добавить линию
  • Выберите команду.
  • Выберите цвет и тип линии в появившемся окне, или оставьте по-умолчанию голубой для заметок, жёлтый — для замечаний.
  • Укажите точку начала линии, щелкнув левой кнопкой мыши, затем укажите точку окончания линии.

После создания у линии можно изменить стрелки и цвет, выделив замечание. Линию можно изогнуть, растянуть, переместить целиком или только край, потянув за опорные точки.

Чтобы добавить текстовое пояснение:

  • выделите линию или графическое замечание или заметку,
  • вверху появится значок , нажмите на него левой кнопкой мыши,
  • передвиньте курсор и кликните на то место экрана, где будет размещаться значок текстового пояснения , привязанный к этой линии или графическому замечанию/заметке,
  • заполните пояснение,
  • в правом верхнем углу нажмите зелёную галочку для сохранения.

Автор заметки или замечания может передвигать пояснения на удобное место, редактировать и скрывать. При скрытии текстовое пояснение остаётся видимым во вкладке Замечания.

Добавить графическое замечание
  • Выберите команду.
  • Выберите цвет линии в появившемся окне, или оставьте по-умолчанию голубой для заметок, жёлтый — для замечаний.
  • Нарисуйте линию произвольной формы, удерживая левую кнопку мыши.

После создания у графического замечания можно изменить цвет, выделив его.

Добавить точечное замечание
  • Выберите команду.
  • Щёлкните левой кнопкой мыши в той части документа, к которой относится замечание.
  • Заполните карточку.
Добавить замечание к тексту
  • Выделите текст, к которому относится замечание или заметка.
  • Выберите команду.
  • Заполните карточку.

Статусы замечаний

Статусы замечаний отображаются рядом с замечаниями на документе и на вкладке Замечания.

В базовой конфигурации базы данных Исполнитель может устанавливать статусы Принято и Отклонено . Эти настройки можно изменить в Pilot-MyAdmin. Подробнее об этом на странице Атрибуты типа состояние.

Работа с заметками и замечаниями

Заметки и замечания отображаются на документе и в списке замечаний. При выборе заметки или замечания на документе, оно также выделяется во вкладке Замечания, и наоборот.

Стикер заметки или замечания можно перетаскивать по экрану для удобства работы с содержимым документа. При закрытии этого замечания местоположение стикера возвращается к исходному.

Размер стикера заметки или замечания можно изменять, настраивая индивидуально. Изменённый размер сохранится для всех стикеров этого типа на компьютере пользователя. Таким образом можно отдельно настраивать величину стикеров для замечаний и для заметок.

Автор заметок или замечаний может перемещать их по документу простым перетаскиванием с нажатой левой кнопкой мыши. Доступно для всех видов заметок и замечаний, кроме заметок и замечаний к тексту.

Документ с заметками и замечаниями можно поворачивать. При этом они останутся в пределах повёрнутого листа, но изменят свои позиции относительно содержимого документа. Следует вручную откорректировать расположение заметок и замечаний на документе после поворота.

Редактирование заметок и замечаний

Автор имеет право редактировать свою заметку или замечание. Для этого нужно:

  1. Выделить замечание в списке замечаний и двойным щелчком левой кнопки мыши открыть его для редактирования или выделить замечание или пояснение к замечанию на документе.
  2. В правом верхнем углу выпадающего окна нажать ... , выбрать команду Редактировать.
  3. Внести правки.
  4. Подтвердить их, нажав зелёную галочку в правом верхнем углу.

Удаление заметок и замечаний

Автор имеет право удалять свою заметку или замечание. Это можно сделать двумя способами:

  1. Выделить замечание в списке замечаний, правой кнопкой мыши вызвать контекстное меню, выбрать команду Удалить.
  2. Выделить замечание на документе, нажать правой кнопкой мыши на самом замечании (у графических замечаний на графической части, а не на пояснении), выбрать команду Удалить замечание.

Сортировка заметок и замечаний

Заметки и замечания в списке замечаний можно сортировать. Порядок сортировки по убыванию или возрастанию отображает стрелка рядом с названием сортировки, направленная вниз или вверх .

Тип сортировки Описание результата сортировки
по имени Заметки и замечания в списке замечаний сортируются по имени автора.
по тексту Заметки и замечания в списке замечаний сортируются по алфавиту, исходя из содержимого их текстовой части. Графические заметки и замечания без текста группируются в начало или конец списка.
по дате Заметки и замечания в списке замечаний сортируются по дате и времени их создания.
по расположению Заметки и замечания в списке замечаний сортируются в зависимости от их расположения на документе. Первыми указываются те, которые находятся в левом верхнем углу экрана; после те, что правее; затем те, что ниже; и так далее до конца документа в правом нижнем углу.

Совместный доступ

Для просмотра прав на определённую заметку или замечание можно воспользоваться командой Совместный доступ. Для этого нужно выделить необходимую заметку или замечание в списке замечаний, вызвать контекстное меню и выбрать эту команду. В открывшемся окне Настройка совместного доступа вы сможете увидеть, у каких ещё пользователей какие права на эту заметку или замечание. Более подробно можно ознакомиться в разделе Управление правами доступа.

Работа с версиями

При создании новой версии документа заметки и замечания остаются на предыдущей версии.

Автор может перенести выбранные заметки/замечания в актуальную версию. Для этого нужно выделить замечание в списке, вызвать контекстное меню и выбрать команду Копировать в актуальную версию.

При использовании команды Сделать актуальной на одной из предыдущих версий документа она актуализируется вместе с заметками и замечаниями, находящимися на ней.

Удалять и редактировать замечания в предыдущих версиях документа нельзя.

Чаты по заметкам и замечаниям

По каждой заметке и замечанию можно вести переписку. Чаты располагаются внизу вкладки Замечания. Переписка по конкретной заметке или замечанию отображается при выделении его в списке.

Кроме сообщений, в чат можно отправлять документы, файлы и папки. Для этого используйте кнопку.

Сообщения в чатах можно копировать и редактировать. Для этого выделите сообщение, вызовите контекстное меню и выберите нужную команду.

При клике пользователем на всплывающее уведомление данное замечание выделяется в списке замечаний и на документе, для того чтобы можно было отработать его. Если по одному документу пришло несколько уведомлений по разным замечаниям, то они будут выделяться по клику на уведомлении без перегрузки документа.

Фильтры по заметкам и замечаниям

Для удобства работы с заметками и замечаниями в списке замечаний есть выпадающее меню с фильтрами. При переходе по документам и версиям документа выбранный фильтр сохраняется. Несколько фильтров являются предустановленными в демонстрационной базе данных, а при использовании собственной базы добавляются после обновления:

  • По всем версиям
  • Все текущей версии
  • Принятые
  • Отклонённые
  • Необработанные по всем версиям

Каждый пользователь может создавать для себя индивидуальные фильтры. Для этого нужно:

  1. В выпадающем списке фильтров выбрать команду Управление моими фильтрами...
  2. Нажать Добавить фильтр и ввести в соответствующие поля название фильтра и атрибуты.
  3. Нажать ОК. Фильтр добавится в список после черты.

Администратор может также создавать фильтры, которые будут видны другим пользователям. Для этого нужно:

  1. Перейти на вкладку СервисНастройкиУправление общими настройками.
  2. Выбрать строку под заголовком Замечания — фильтры по умолчанию.
  3. Двойным щелчком левой кнопки мыши на ней открыть диалоговое окно Редактирование конфигурации.
  4. Нажать Добавить фильтр и ввести в соответствующие поля название фильтра и атрибуты.
  5. При сохранении в диалоговом окне появится вопрос "Группа настроек "Замечания — фильтры по умолчанию" уже содержит запись для ... . Вы хотите заменить предыдущую настройку?". Ответить Да. Фильтр добавится в список фильтров для выбранной организационной единицы.

В этом же окне Редактирование конфигурации можно удалять фильтры, сортировать для расположения в удобном порядке на вкладке замечаний, редактировать.

Наименование атрибута Значения атрибута Описание результата
- [пользовательское значение] исключит атрибуты, введённые после знака, из результатов отображения
" [пользовательское значение] отобразит заметки и замечания в тексте которых присутствует указанное значение
Контекст: 1 Текущая версия отобразит все заметки и замечания, относящиеся к открытой в данный момент версии документа
Все версии отобразит заметки и замечания со всех версий документа
Тип: Заметка отобразит только заметки
Замечание к документу отобразит только замечания
Атрибут Текст заметки: Задано отобразит все заметки, в которых есть текст
[пользовательское значение] отобразит заметки с текстом, указанном в значении этого атрибута
Атрибут annotation: Задано -
[пользовательское значение] -
Атрибут Текст замечания: Задано отобразит все замечания, в которых есть текст
[пользовательское значение] отобразит замечания с текстом, указанном в значении этого атрибута
Атрибут Срок до: 2022 отобразит замечания, срок исполнения которых соответствует указанному году
сегодня, вчера, на этой неделе, на прошлой неделе, в этом месяце, в прошлом месяце, в этом году, в прошлом году отобразит замечания, срок исполнения которых соответствует значению атрибута
> отобразит замечания, срок исполнения которых раньше указанного после > значения
< отобразит замечания, срок исполнения которых позже указанного после < значения
Задано отобразит замечания с установленным сроком исполнения
Атрибут Статус: Отклонено отобразит замечания с указанным статусом
Принято отобразит замечания с указанным статусом
<нет> отобразит замечания без статуса
Задано отобразит замечания, имеющие любой статус
Атрибут Автор: Вы отобразит все заметки пользователя
Задано отобразит все заметки
[пользователь базы данных] отобразит все заметки указанного пользователя базы данных
Атрибут Инициатор: Вы отобразит все замечания пользователя
Задано отобразит все замечания
[ пользователь базы данных] отобразит все замечания указанного пользователя базы данных
Атрибут Исполнитель: Вы отобразит все замечания, в которых пользователь назначен исполнителем
Задано отобразит все замечания, у которых назначен исполнитель
[пользователь базы данных] отобразит все замечания, у которых исполнителем назначен указанный пользователь

Примечание 1: если атрибут Контекст не задан, то по умолчанию используется Текущая версия.

Примеры пользовательских фильтров для заметок и замечаний

Наименование Текст фильтра Действие фильтра
Текстовые заметки

Контекст: все версии; Атрибут текст заметки: Задано;

Фильтр найдёт во всех версиях документа заметки всех пользователей, которые содержат текст, и исключит все замечания и графические заметки без пояснений.
Графические замечания

Тип: Замечание к документу; -Атрибут Текст замечания: Задано;

Фильтр оставит только графические замечания без пояснений, исключив все замечания с текстом, а также все заметки.
Замечания с "посмотри"

Атрибут Текст замечания: посмотри

Фильтр найдёт только замечания в текущей версии документа, в тексте которых есть слово "посмотри".
Адресованные мне Контекст: Текущая версия; Тип: Замечание к документу; Атрибут Исполнитель: Вы Фильтр найдёт все замечания в текущей версии документа, где пользователь назначен исполнителем.

Добавление замечаний в список заданий

Одной из возможностей работы с замечаниями является использование их в качестве заданий, чтобы следить за ними, отрабатывать и изменять статус. Чтобы замечания отображались на вкладке Задания, нужно настроить тип Начало заданий в Pilot-myAdmin. Подробно про создание связей между типами можно ознакомиться здесь.

Из вкладки Задания можно перейти к документу с замечанием. Для этого нужно выделить это замечание в списке, вызвать контекстное меню и выбрать команду Расположение элемента.

Пример добавления замечаний на вкладку Задания:

  1. Открыть Pilot-myAdmin и перейти на вкладку Типы.
  2. Выбрать тип Начало заданий.
  3. В правой части экрана нужно добавить дочерний тип в окне Состоит из...
  4. Для этого нажать + Добавить, выбрать в списке тип Замечание к документу
  5. Теперь все замечания этого типа появятся на вкладке Задания. В качестве дочерних к типу Начало заданий можно добавлять типы Папка замечаний к моделиПапка замечаний к документу, Замечание к моделиЗамечание к документу, Заметка и собственные типы.

Пример создания типа Индивидуальная заметка

  1. Перейти на вкладку Типы в Pilot-myAdmin;
  2. На верхней панели выбрать команду Создать;
  3. Заполнить обязательные поля:

    в Отображаемое имя вписать Индивидуальная заметка (или свой вариант),

    в Имя вписать doc_myremark (или свой вариант);

  4. Нажать ОК.
  5. Открыть тип Заметка. Скопировать информацию из поля Дополнительные параметры и вставить в такое же поле вновь созданного типа Индивидуальная заметка. Нажать ОК.
  6. Открыть тип Заметка. В правой части окна выделить все атрибуты в списке и Копировать их. Вставить в панель атрибутов вновь созданного типа Индивидуальная заметка.
  7. В панели связей Входит в... внизу справа выбрать команду Добавить и добавить из появившегося окна тип Папка замечаний к документу.

Теперь можно отредактировать дополнительные параметры, атрибуты, связи.

Экспорт и импорт проекта с заметками и замечаниями

При импорте проекта, импортируется только актуальная версия документа. Замечания, которые находились на этой версии документа при импорте сохраняются, преобразуясь в заметки.

В тексте импортированных замечаний указаны автор первоначального замечания, дата и время его создания и изначальный текст замечания. Автором импортированных заметок становится пользователь, который импортировал проект.

Сообщения в чатах импортируются вместе с замечаниями.

Заметки и сообщения к ним в чатах после импорта остаются доступны для редактирования и копирования.

Статусы замечаний, в том числе статус Удалено, хранятся в пределах одной базы и не экспотируются.