Автозаполнение полей файлов .DOC, .DOCX, .RTF и .ODT

Атрибуты ECM-документа можно использовать для автоматического заполнения полей файлов .DOC, .DOCX, .RTF и .ODT.

Поля будут автоматически заполняться при выполнении следующих условий:

В Управлении общими настройками Pilot-ICE добавлена конфигурация ECM-документы — автозаполнение полей файлов.
В исходном файле ECM-документа созданы пользовательские свойства, имена которых соответствуют именам атрибутов, и размещены поля с этими свойствами.

Добавление конфигурации

Управление общими настройками доступно только пользователю с правами администратора.

Выберите в меню Сервис команду Настройки → Управление общими настройками. Выполните команду Добавить конфигурацию. Из появившегося списка выберите ECM-документы — автозаполнение полей файлов.

В появившемся диалоге выберите Организационную единицу, для которой будет действовать новая конфигурация. В пустое поле Описание конфигурации введите текст конфигурации, соответствующий задаче.

Структура описания конфигурации

                <AutoFillSettings>

                <Type Name="ecm_doc_typeName">

                <Fields Extensions="format_1, format_2">

                <Field {ParentTypeName="parent_typeName_1"} PilotAttr="pilot_attrExp_1" FileField="fieldName_1" />

                <Field {ParentTypeName="parent_typeName_2"} PilotAttr="pilot_attrExp_2" FileField="fieldName_2" />

                </Fields>

                </Type>

                </AutoFillSettings>

Где:

"ecm_doc_typeName" — имя типа ECM-документа, для которого будет работать автозаполнение полей файла.
"format_1, format_2" — список форматов обрабатываемых файлов. Например "doc, docx, rtf, odt".
"parent_typeName_1", "parent_typeName_2" — имена типов родительских объектов, у которых необходимо взять значение атрибута PilotAttr. Если ParentTypeName не указан, то PilotAttr берётся из текущего документа.
"pilot_attrExp_1", "pilot_attrExp_2" — выражения для обращения к атрибутам, значения которых будут использоваться для автозаполнения полей.
"fieldName_1", "fieldName_2" — имена заполняемых полей.

Добавление в исходный файл пользовательских свойств и полей для автозаполнения

В Microsoft Word создайте необходимые пользовательские свойства в исходном файле ECM-документа.

Справка по созданию пользовательских свойств Microsoft Word.

Разместите поля с созданными свойствами в нужном месте исходного документа.

Справка по вставке полей Microsoft Word.

В LibreOffice Writer при обычной вставке полей может не сработать обновление полей файлов. Тем не менее, возможность работы с автообновляемыми полями остаётся при использовании нестандартного подхода:

Создайте или откройте исходный документ в LibreOffice Writer;
В панели инструментов нажмите Вставить поле -> Ещё поля -> Переменные. В списке выберите Поле пользователя;
Заполните поле Имя и нажмите кнопку Вставить. Сохраните документ.
Перейдите в Pilot-ICE и добавьте сохранённый документ исходным файлом ECM-документа. Нажмите Обновить поля файлов, затем Опубликовать.
Откройте исходный документ в Libre Office Writer, удалите вставленное поле.
В панели инструментов нажмите Вставить поле -> Ещё поля -> Сведения о документе. В списке раскройте позицию Особо выберите поле с тем именем, которое Вы создали. Вставьте поле в нужное место документа;
Перейдите в Pilot-ICE, повторно обновите поля и опубликуйте документ.

Будет создано автообновляемое поле.

Автозаполнение полей

Поля заполняются при создании ECM-документа и при выполнении команды Обновить поля файлов:

cоздайте ECM-документ;
во вкладке Файлы нажмите Добавить исходный файл;
выделите добавленный файл в списке и нажмите Обновить поля файлов;
Нажмите Опубликовать.

Поля в исходном файле документа будут заполнены значениями атрибутов ECM-документа.

Варианты автозаполнения полей

Примеры к приведённым ниже вариантам работают на демонстрационной базе pilot-ecm_ru.

1. Автозаполнение значениями атрибутов объекта, которому принадлежит файл

Автозаполнение полей атрибутами из карточки

Простой вариант автоматического заполнения поля файла значениями атрибутов из карточки объекта, которому принадлежит файл.

Запись в конфигурации для работы со значениями атрибутов из карточки имеет следующий вид:

Где:

attrName — имя атрибута, значение которого будет использовано для автозаполнения поля.
fieldName — имя пользовательского поля в файле, принадлежащем объекту.

Пример конфигурации для заполнения поля файла, принадлежащего ECM-документу Исходящий договор (out_contract), значением Общая сумма (total_value) из карточки:

</Fields>

</Type>

</AutoFillSettings>

В файле создайте поле с пользовательским свойством total_value типа Текст.

Автозаполнение полей служебными атрибутами Имя создателя и Дата создания

Имя создателя и Дата создания — доступные служебные атрибуты объекта, значениями которых можно автоматически заполнить поля документа, принадлежащего этому объекту.

Для настройки этого варианта автозаполнения используйте следующую конфигурацию:

</Fields>

</Type>

</AutoFillSettings>

В исходном файле ECM-документа создайте пользовательские свойства типа Текст:

PILOT_OBJECT_CREATOR_PERSON — имя пользователя, создавшего элемент;
PILOT_OBJECT_CREATION_TIME — дата создания элемента.

Разместите поля со свойствами PILOT_OBJECT_CREATOR_PERSON и PILOT_OBJECT_CREATION_TIME в нужном месте исходного документа.

2. Автозаполнение полей значениями атрибутов родительского документа (автозаполнение по вертикальной связи)

Возможность заполнять поля значениями атрибутов родительского документа может быть полезна, например, в случае работы с Актами сдачи приёмки, пользовательские поля которых заполняются атрибутами Договора подряда, к которому эти акты относятся.

Запись в конфигурации для работы с данными родительского документа имеет следующий вид:

Где:

typeName — имя типа родительского документа.
attrName — имя атрибута, значение которого будет использовано для автозаполнения поля
attrName_parameter — имя пользовательского поля в исходном документе.

Пример, использующийся в стандартной конфигурации в демо-базе Pilot-ECM, заполняет поля документа типа Исходящий акт (out_statement_of_completion) значениями: номер, дата, описание, контрагент, родительского документа типа Исходящий договор:

</Fields>

</Type>

</AutoFillSettings>

3. Автозаполнение значениями атрибутов элемента, связанного через справочник (автозаполнение по горизонтальной связи)

В системе Pilot возможно автозаполнение значениями атрибутов элемента справочника, связанного с ECM-документом.

Для доступа к значениям атрибутов элемента справочника:

К одному из атрибутов карточки ECM-документа должен быть подключен справочник.
Атрибут, к которому подключен справочник, должен иметь настройку CreateLink ="True", чтобы при выборе элемента справочника создавалась связь.

Связь должна быть создана автоматически при выборе значения элемента в карточке ЕСМ-документа. Добавление связи вручную (с помощью кнопки Добавить и выбора связанного элемента) не даст возможность использования значений атрибутов для автозаполнения.

Запись в конфигурацию для использования значений атрибутов элементов связанного с ЕСМ-документом справочника имеет следующий вид:

Где:

attr — имя атрибута карточки ЕСМ-документа, к которому подключен справочник.
refbookAttr — имя атрибута объекта из подключенного справочника.
fieldName — имя пользовательского поля в исходном документе.

Пример: автозаполнение поля с именем counterparty_id в файле, принадлежащем ЕСМ-документу типа Исходящий договор (out_contract), значением атрибута ИНН (organization_id) объекта типа Контрагент(counterparty) из справочника Справочник контрагентов (counterparty_catalog).

В демонстрационной базе pilot-ecm_ru уже произведены необходимые для работы примера настройка атрибутов и подключение справочника.

Конфигурация:

</Fields>

</Type>

</AutoFillSettings>

4. Автозаполнение значениями атрибутов справочника организационной единицы

В системе Pilot предусмотрена возможность автозаполнения полей ECM-документа значениями атрибутов типа Организационная единица. Для использования этой возможности используемый в конфигурации атрибут должен быть добавлен в карточку документа, что позволит выбирать пользователя базы данных из списка и использовать его данные для автозаполнения полей.

Записи в конфигурации для работы с атрибутами типа Организационная единица оформляются по следующему шаблону:

Где:

attrName — имя атрибута типа Организационная единица. Можно использовать initiator, executor, secretary. Таким образом, поля каждого ECM-документа могут заполняться данными нескольких пользователей базы данных.
keyword — ключевое слово, которое определяет, будут ли взяты значения параметров пользователя или организационной единицы. Возможные значения: person или orgunit. От ключевого слова зависит набор доступных параметров.
parameter — имя параметра пользователя или орг.единицы;
attrName_parameter — имя пользовательского поля в исходном документе.

Возможные значения сведены в таблицу:

Наименование параметра в карточке пользователя в myAdmin	Параметр орг.единицы в конфигурации Field PilotAttr="..."	Пользовательское поле в ECM-документе FileField="..."
Атрибут	attrName	attrName
Логин	attrName.person.displayName	attrName_login
Электронная почта	attrName.person.email	attrName_email
Телефон	attrName.person.phone	attrName_phone
Основная должность	attrName.person.mainPosition	attrName_position
Список должностей	attrName.person.positions	attrName_positions
Идентификатор пользователя	attrName.person.id	attrName_id
Отображаемое имя	attrName.person.displayName	attrName_displayName
Комментарий	attrName.person.comment	attrName_comment
Наименование организаниционной единицы	attrName.orgunit.title	attrName_orgunit_title
Идентификатор организаниционной единицы	attrName.orgunit.id	attrName_orgunit_id

Представленная конфигурация позволяет использовать все параметры атрибута initiator типа Организационная единица.

</Fields>

</Type>

</AutoFillSettings>