Чаты и переписка в корпоративной системе

Система Pilot предоставляет возможность организовать корпоративное общение посредством собственных инструментов, которые позволяют:

• вести документооборот и переписку в единой системе без необходимости использования внешних месcенджеров, форумов и социальных сетей;
• сохранять историю общения;
• вести как общую переписку, так и общение по конкретным проектам, документам, файлам, заданиям и процессам;
• видеть статусы Прочитано, Печатает;
• отслеживать, кто и когда прочитал сообщения;
• добавлять к сообщениям вложения;
• получать уведомления по чатам.

Виды чатов

Для разных типов обсуждений в системе Pilot предусмотрены разные варианты чатов. В списке чатов для каждого варианта отображается иконка элемента, для которого создан чат.

Примеры иконок	Описание
	Групповой чат
	Чат для личных сообщений
, , , ,	Чаты по различным типам элементов (например, проект, документ, задание, процесс, замечание и т.д.)

Групповой чат и чат для личных сообщений существуют независимо, остальные виды логически привязаны к своему элементу и содержат ссылку на него в заглавии основного окна чата.

При удалении в корзину или безвозвратном удалении элемента, по которому создан чат, сам чат не удаляется, но использование ссылки вверху основного окна вызывает сообщение "Невозможно перейти к элементу, так как он был перемещен в корзину" или "Невозможно перейти к элементу, так как он был безвозвратно удален" соответственно.

Отправка сообщений

Перевод строки в сообщениях осуществляется с помощью клавиши Enter. Для быстрой отправки сообщения можно использовать сочетание клавиш Ctrl+Enter. В меню Сервис → Настройки → Настройки клиента можно задать отправку сообщений с помощью клавиши Enter.

Текст сообщений можно Копировать и Редактировать, вызвав контекстное меню на сообщении чата. Отредактированные сообщения будут помечены.

С помощью клавиши ▲ "стрелка вверх" на клавиатуре можно быстро открыть на редактирование своё последнее сообщение в чате.

Размещая в сообщении чата или замечании ссылку, содержащую пробелы, следует всё её содержимое заключить в двойные кавычки.

Групповой чат

Групповой чат — среда для одновременного общения нескольких пользователей. Сообщения группового чата видны всем его участникам. Существует возможность добавления новых пользователей в обсуждение. Перейти к групповому чату можно, открыв вкладку Сообщения и выбрав из списка чат с иконкой .

Чат для личных сообщений

Чат для личных сообщений — среда для общения двух пользователей. Перейти к чату для личных сообщений можно так:

• открыть вкладку Сообщения и выбрать из списка чат с иконкой ;
• в списке участников группового чата нажать кнопку Отправить личное сообщение.

Чаты по элементам, заданиям, процессам, замечаниям

Для удобства и оперативности корпоративного общения чат можно создать по каждому элементу (папке, основному комплекту, документу и т. д.), заданию, процессу, замечанию. Создается такой чат непосредственно из элемента, процесса или замечания. Увидеть его можно во вкладке Сообщения.

При назначении пользователей участниками задания или процесса, они будут автоматически добавлены в чат по этому заданию или процессу. Также пользователей в чаты по заданиям и элементам можно добавлять кнопкой Добавить в обсуждение.

Чтобы перейти к документу, по которому ведётся переписка, нужно на вкладке с чатами вверху основного окна нажать ссылку перехода к элементу.

Создание чата

Пользователь может создать Групповой чат или Чат для личных сообщений во вкладке Сообщения, а также чат по элементу или процессу с помощью Обозревателя элементов.

Пользователь, создавший групповой чат, становится его администратором. В остальных видах чата нет администратора.

Создание группового чата или чата для личных сообщений

Для начала общения создайте Новую вкладку затем откройте вкладку Сообщения. Чтобы создать чат, нажмите Создать, затем выберите Групповой чат или Чат для личных сообщений. Созданный чат появится в списке в левой области экрана.

Создание чата по заданию или процессу

Для создания чата по заданию или процессу выберите Новая вкладка → Задания. В открывшемся списке выберите нужное задание или процесс. Окно чата откроется в нижней правой области экрана.

Напишите свое первое сообщение, и в чат автоматически добавятся все участники задания/процесса.

Если заменить участника задания, то он не будет удалён из чата по этому заданию. Сообщения будут приходить и новому и предыдущему участникам.

Создание чата по элементу

В Обозревателе выберите нужный элемент: папку проектов, проект, основной комплект, документ, справочник и др. Перейдите во вкладку Чат в нижней области экрана.

Некоторые элементы видны только в Pilot Storage. Чтобы создать по таким объектам чат, в Проводнике Windows откройте диск Pilot-Storage и выделите нужный элемент: папку проектов, проект, основной комплект, документ, справочник или файл. Кликните правой кнопкой мыши для выбора контекстного меню. Нажмите Чат по элементу. В открывшемся окне создайте сообщение, добавьте в обсуждение участников из организационной структуры.

Чат по элементу файл можно создать только через Pilot Storage.

Создание чата по замечанию

Чтобы создать чат по замечанию, выделите замечание в списке и внизу в поле для сообщений наберите текст. Это сообщение будет видно всем, кому доступна работа с этим замечанием.

Кнопка Отображать все чаты

По умолчанию в списке чатов вкладки Сообщения отображаются только групповые чаты и чаты для личных сообщений. При нажатии на кнопку Отображать все чаты будут показаны также чаты по элементам, заданиям, процессам и замечаниям. Повторное нажатие вернёт вид списка к первоначальному.

Выход из чата

Для выхода из чата откройте вкладку Сообщения, выберите чат из списка и нажмите Покинуть чат, затем подтвердите выход. Выбранный чат будет удалён из списка.

Если у группового чата только один администратор, то он не может покинуть чат. Чтобы покинуть чат, назначьте администратором другого пользователя.

Уведомления об изменениях

По умолчанию уведомления об изменениях чата включены.

Для выключения уведомлений:

• откройте вкладку Сообщения,
• выберите чат из списка и нажмите Не уведомлять об изменениях.
• Окно уведомлений не будет всплывать для сообщений по таким чатам.

Для включения уведомлений:

• откройте вкладку Сообщения,
• выберите чат из списка и нажмите Уведомлять об изменениях.

Управление чатом

Для управления чатом предусмотрена правая область экрана с тремя вкладками: Участники, Вложения, Описание чата.

Участники

Чтобы перейти к списку участников, выберите из списка чатов нужный и нажмите кнопку Участники. Администратору группового чата доступны следующие команды:

Иконка	Описание
	Добавить в обсуждение
	Назначить администратором
	Снять администратора
	Отправить личное сообщение
	Удалить участника
	Упомянуть

Пользователям без администраторских прав доступна только две команды: Отправить личное сообщение и Упомянуть.

Назначенный администратор имеет те же права, что и администратор-создатель чата. В том числе назначенный администратор вправе снять создателя с позиции администратора и удалить его из списка участников чата.

Участникам чата по элементам, заданиям и процессам доступны следующие команды:

Иконка	Описание
	Добавить в обсуждение
	Отправить личное сообщение
	Упомянуть

В чате для личных сообщений может быть только два участника, и команды управления не используются.

Чтобы адресовать своё сообщение в чате с несколькими участниками конкретному пользователю, откройте список участников, вызовите контекстное меню на том пользователи, к которому хотите обратиться, и выберите команду Упомянуть. Это добавит обращение, начинающееся со знака @, в ваше сообщение, а упоминаемый пользователь получит уведомление, даже если отключил уведомления этого чата.

Вложения

Вложением может быть документ, файл или папка.

Размер и виды вложенных файлов могут быть ограничены с помощью настройки конфигурации типа externalFile_ в Pilot-myAdmin.

Дополнить сообщение вложением можно с помощью:

• нажатия Добавить вложения,
• перетаскивания файла вложения в поле сообщения,
• из контекстного меню, вызванного на поле сообщения, командой Вставить, если вложение находится в буфере обмена.

Файл в качестве вложения можно добавлять в чат из любого места персонального компьютера.

Если файл вложен не с виртуального диска, а из другого расположения, то для него доступно контекстное меню с командами:

• Сохранить как - сохраняет файл из чата в указанное место,
• Копировать ссылку - копирует ссылку на этот файл.

При добавлении участника в чат по элементу, ему выдаётся право Просмотр на этот элемент, если такого права не было. Также право на Просмотр элемента, если такового не было, выдаётся всем участникам чата при добавлении этого элемента в чат.

При добавлении в чат элемента из скрытой структуры, этот элемент появляется в папке Доступные мне в Обозревателе элементов участника обсуждения, а сама структура остаётся скрытой.

Чтобы перейти к списку вложений, выберите из списка чатов нужный и нажмите кнопку Вложения. С помощью контекстного меню, которое вызывается кликом правой кнопки по вложению из списка, можно:

• перейти к расположению элемента,
• открыть карточку элемента,
• настроить совместный доступ,
• перейти к пакетной печати выбранных вложений.

Добавление голосовых сообщений

Чаты поддерживают не только текстовые, но и голосовые сообщения. Чтобы добавить такое сообщение, нажмите кнопку Микрофон и удерживайте её во время записи. В процессе записи значок микрофона становится красным.

До того, как голосовое сообщение будет отправлено, его можно прослушать и удалить в случае необходимости. Также его можно сопроводить текстовым пояснением.

Вызов контекстного меню на голосовом сообщении позволяет:

• сохранить сообщение в формате .wav в выбранное расположение на компьютере,
• копировать ссылку на сообщение.

Прослушивать сообщение можно с разной скоростью: в нормальном режиме и ускоренном в 1.25, 1.5 и 2 раза.

Для воспроизведения медиа-файлов внутри чатов необходимо наличие установленного в ОС Windows проигрывателя Windows Media. Если он не установлен, то необходимо это сделать через диалог Дополнительные компоненты в системе Windows.

Описание чата

Чтобы перейти к описанию чата, выберите нужный чат из списка и нажмите кнопку Описание чата в правой области экрана. В появившемся окне можно изменить заголовок и описание, нажав кнопку Изменить заголовок и описание. Заголовок и описание группового чата может менять только его администратор.