Версии документа

При замене документа в системе Pilot, он не замещается другим файлом, а создается новая версия.

По умолчанию последняя версия документа является актуальной.

Чтобы перейти к исходному файлу документа, новую версию которого надо создать, выберите в контекстном меню документа команду Перейти к исходному файлу на диске.

Создание новых версий документа

Создание версии документа с помощью карточки

Чтобы добавить новую версию документа в Обозревателе элементов:

Выделите документ.
В панели инструментов выберите команду Карточка.
В окне Редактирование элемента нажмите Выбрать существующий....
Выберите заранее подготовленный файл документа на диске.
Укажите причину замены и нажмите Сохранить.

Создание версии ECM-документа

Чтобы создать новую версию ECM-документа:

Выделите ECM-документ.
Под окном просмотра документа появится вкладка Файлы.
Откройте и отредактируйте исходный файл.
Выделите файл и нажмите Опубликовать.

Для ECM-документов также можно настроить автоматическую публикацию новых версий при закрытии исходного файла.

Для указания причины появления новой версии документа для его публикации выберите команду Опубликовать с указанием причины и введите описание в появившемся окне. Описание будет отображаться под названием документа в списке.

Новые версии ECM-документов, которые опубликованы в формат XPS, можно создавать из нескольких исходных файлов. Для этого выбирайте файлы по одному в нужной последовательности и используйте команду Опубликовать добавлением. Содержимое каждого следующего файла будет размещено в конец опубликованного документа.

Если изменились атрибуты ECM-документа, исходный файл которого имеет автоматически заполняемые поля, для обновления файла и документа:

На панели инструментов вкладки Файл воспользуйтесь командой Обновить поля файлов.
Команда обновит связанный файл и он изменит статус на Есть локальные изменения.
С помощью контекстного меню изменения нужно Отправить на сервер.
После этого Опубликуйте файл. У ECM-документа появится новая версия, соответствующая изменениям.

Создание версии документа с помощью принтера

Чтобы создать новую версию документа из программы-инструмента, при печати с помощью принтера Pilot PDF или Pilot XPS, выберите в списке существующий документ, новую версию которого нужно загрузить.

Создание версии документа при автоимпорте файлов

При автоимпорте файлов XPS, DWFx, PDF, а также файлов JPEG, TIFF, PNG и BMP в окне Создание нового элемента укажите существующий документ, новую версию которого нужно загрузить.

Управление версиями документа

Если у документа не одна версия, то в строке элемента есть ссылка на изменения. Щелкните по ней, чтобы просмотреть другие версии. Установите переключатель на версию, которую хотите посмотреть.

Последняя версия документа является актуальной. Чтобы сделать одну из предыдущих версий актуальной:

Установите переключатель на версию.
Нажмите Сделать актуальной.
Укажите причину замены и нажмите OK.

Статусы версий документов

Каждая версия документа может иметь свой статус, согласно машине состояний, настроенной в Pilot-myAdmin. Пример работы с версиями документов реализован в демонстрационных базах данных.

Переход из состояния в состояние может осуществляться вручную. Для этого:

Выделите документ;
Перейдите на ту версию, которой хотите назначить состояние;
На панели инструментов выберите команду Назначить состояние для версии. Доступны только те переходы, которые есть в группе состояний.

Смена состояний версий документа может также осуществляться с помощью скрипта автоматизации. Пример такого скрипта DocumentVersionsStateManager размещён в демонстрационных базах данных и в комплекте разработчика. С его помощью при подписании запроса на подпись с ролью В производство работ актуальная версия документа будет переведена в состояние В производство работ, а предыдущая версия — в состояние Аннулирован. При создании новой версии предыдущая версия будет переведена в состояние Аннулирован.

Чтобы в обозревателе элементов отображались только версии документов с определёнными статусами, администратору базы данных необходимо настроить фильтр. Для этого:

Откройте меню Сервис → Настройки → Управление общими настройками;
Добавьте конфигурацию Фильтры для обозревателя документов;
Укажите организационную единицу, для которой будут видны настраиваемые фильтры;
Добавьте фильтры. Например, Состояние: В производство работ; будет отображать только версии документов, имеющие данный статус. Обратите внимание, что при использовании фильтров для отображения всех документов, необходимо настроить фильтр <Без фильтрации>. В противном случае список документов в обозревателе у указанной организационной единицы будет ограничен выбранным фильтром.

На порядок фильтров в выпадающем меню и на выбор фильтра по умолчанию влияет то, в какром порядке расположены созданные фильтры в конфигурации Фильтры для обозревателя документов в диалоге Управления общими настройками. По умолчанию устанавливается первый фильтр из списка.