ECM-документы

В системе Pilot ECM-документами называются документы, обладающие следующими признаками:

создаются на основе исходных файлов, подготовленных в программе-инструменте;
монтируются на виртуальный диск;
имеют дополнительную вкладку Файлы в интерфейсе клиентского приложения;
имеют возможность настройки одного или нескольких шаблонов.

ECM-документы нужны для создания исходящих писем, договоров, приказов и прочих документов, для формирования которых можно разработать и использовать шаблоны.

Управление шаблонами ECM-документов

Чтобы в системе Pilot создавать ECM-документы по шаблону, необходимо добавить шаблоны используемых документов (договоров, исходящих писем и т.д.) в диалоговом окне Управление шаблонами документов.

Чтобы добавить шаблон:

Выберите в меню Сервис команду Настройки → Управление шаблонами документов.
В левой части окна правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню.
Выберите Создать → Шаблон документа.

В окне Создание нового элемента задайте имя шаблона и выберите из списка, для какого типа ЕСМ-документов будет использоваться новый шаблон.

Если в предложенном списке нет типа документа, для которого нужно создать шаблон, значит настройка типа не позволяет создавать ЕСМ-документы такого типа. Обратитесь к администратору.

Добавьте исходный файл, который будет использоваться в качестве шаблона. Файл, выбранный как шаблон, добавляется в рабочую папку на виртуальном диске Pilot-Storage.

После создания шаблона, работать с ним может только тот пользователь, который его создал. Чтобы предоставить доступ другим пользователям базы данных, вызовите в контекстном меню расширения команду Совместный доступ... и назначьте права.

Если шаблонов несколько, при создании ECM-документа откроется диалог выбора шаблонов. Если шаблон один, то по умолчанию программа использует его для создания документа. Если необходимо, чтобы диалог выбора шаблонов показывался всегда, включите в панели инструментов окна Управление шаблонами документов опцию Всегда показывать шаблоны.

Создание ECM-документов

Чтобы создать ECM-документ:

Перейдите в расположение, в котором нужно создать новый документ.
В панели инструментов нажмите Создать, затем из предложенного списка выберите тип документа, который необходимо создать.
В диалоговом окне Выбор шаблона для нового документа на шаге Какой шаблон использовать для создания элемента? выберите шаблон из списка или нажмите Пропустить этот шаг, если предполагается создание документа без шаблона.
Если шаблон только один и опция Всегда показывать шаблоны в настройках отключена, то сразу откроется окно Создание нового элемента.
Заполните карточку документа, добавьте исходный файл.
После добавления исходного файла станет доступна опция Открыть файл после создания. Включите её, что открыть исходный файл в программе-инструменте.
Нажмите Создать.
После этого в Обозревателе элементов создается проект документа, который состоит из файла на виртуальном диске и заполненной карточки. Файл автоматически создается из шаблона в рабочей папке.
Для дальнейшей работы с проектом документа открывайте его во вкладке Файлы, которая появляется под окном просмотра документа. На данном этапе окно просмотра документа должно отображать надпись Нет данных для отображения.
Чтобы получить документ в формате XPS или PDF, выберите файл в списке и нажмите Опубликовать. При наличии в системе принтера Pilot PDF публикация осуществляется в формат PDF.

Вкладка Файлы

Исходные файлы ECM-документов отображаются на вкладке Файлы под документом. Новые версии документов создаются с помощью их публикации. Более подробно читайте в разделе Создание версии ECM-документа.

Исходные файлы для документа можно добавлять и удалять. Опубликованный документ при этом не изменится.

Чтобы перейти на виртуальный диск используйте команду Показать файлы на диске.