Электронное согласование документов

Одна из основных задач системы — организация полноценного, юридически значимого документооборота с применением откреплённой электронной подписи.

Для согласования документов в системе Pilot на компьютерах пользователей должен быть установлен криптопровайдер, совместимый с форматом ЭП Cades и сертификат ключа ЭП.

Для подписания документов в Desktop-редакции криптопровайдером Криптопро CSP и Microsoft Base Cryptographic Provider необходимо установить модуль расширения CryptoProvider.CryptoAPI, который можно скачать на сайте загрузок Pilot.

Для подписания документов в Web-редакции криптопровайдером Криптопро CSP необходимо установить модуль расширения КриптоПро ЭЦП Browser plug-in, доступный на сайте разработчика, и модуль расширения cryptoprovider.crypto-pro, который можно скачать на сайте загрузок Pilot.

В случае использования других криптопровайдеров, необходимо разработать собственный модуль расширения с помощью Pilot SDK.

Для организации согласования документов в базовой конфигурации системы Pilot существует Процесс согласования, включающий Задания на согласование.

Запуск нового процесса согласования

Перейдите во вкладку Задания.
В панели инструментов выберите Создать процесс → Процесс согласования.
В окне Новый процесс введите Заголовок процесса.
Выберите исполнителя задания. После этого будет создан Этап 1, содержащий Задание на согласование, в правой части окна откроется карточка задания.
В карточке назначьте роль согласования и срок выполнения задания.
Введите заголовок задания и, при необходимости, описание.
Вложите документ, который необходимо согласовать.
При необходимости добавьте задания в созданный этап или Добавьте этап.
Нажмите ОК.

В базовой конфигурации системы Pilot:

При выдаче Задания на согласование исполнителю с помощью скрипта автоматизации будет отправлен виртуальный запрос на подпись.
Задание на согласование может быть выдано в рамках Процесса или Процесса на согласование, но не может быть создано вне процесса командой Новое задание.

Подробно о создании, редактировании процессов согласования, о этапах и группах состояний см. раздел Процессы.

Создание ролей согласования

Чтобы создать роли согласования, используемые на предприятии, необходимо настроить Дополнительные параметры атрибута Роль согласования (signingRole) в Pilot-myAdmin. В базовой конфигурации определены следующие роли:

Разработал.
Проверил.
Утвердил.
Согласовал.
Нормоконтроль.

Редактирование процесса согласования

Система Pilot позволяет добавлять, удалять, отзывать, изменять задания и этапы, входящие в процесс согласования. В том числе возможно:

Добавлять новых согласующих в ходе уже начатого процесса согласования.
Добавлять новых согласующих, когда согласование уже завершено.

Описание к этой функциональности см. раздел Редактирование процесса.

Редактировать процесс согласования может только его инициатор.

Подписание документа

Для подписания документа необходим сертификат ключа электронной подписи.

Чтобы подписать документ, выделите нужный документ в обозревателе элементов и нажмите на кнопку Подписать во вкладке подписи. В появившемся окне выберите сертификат, которым будет подписан документ.

Пользователь может подписать документ, только если он обладает уровнями доступа Просмотр, Согласование. Поэтому при создании запроса на подпись, адресатам автоматически предоставляются эти уровни доступа.

Индикатор прогресса согласования

Если для документа созданы запросы на подпись, то под его иконкой отображается индикатор прогресса согласования.

Индикатор	Описание
	Созданы запросы на подпись документа.
	Документ ожидает вашей подписи
	Подписан вами.
	Документ кем-то подписан и ожидает вашей подписи
	Документ подписан всеми участниками согласования.
	Процесс согласования завершён

Если индикаторы серого цвета, значит ваше участие в процессе согласования не требуется.